Uppdatering om efterlevnad av brittiska sponsorlicenser

Inrikesministeriet (Home Office) har genomfört efterlevnadsrevisioner mer frekvent under de senaste två åren, och antalet indragna eller återkallade sponsorlicenser har ökat kraftigt. Vi har sammanställt uppgifterna från inrikesministeriet för att underlätta för er.

Mot bakgrund av detta vill vi påminna sponsorer om vissa centrala ansvarsområden och deras betydelse. Denna uppdatering är utformad för att stödja arbetsgivare och HR-personal som hanterar sponsrad personal i Storbritannien.

Nedan följer en sammanfattning av de viktigaste punkterna och påminnelserna:

‍1. Nyckelpersoner och användare på nivå 1

Med den nya flerfaktorsautentiseringen (MFA) som nu implementeras i Sponsorship Management System (SMS), måste arbetsgivare säkerställa att uppgifterna för den auktoriserade tjänstemannen (Authorising Officer), kontaktpersonen (Key Contact) och användare på nivå 1 är uppdaterade för att de ska kunna fortsätta komma åt sitt SMS-konto.

• Inrikesministeriet kräver att minst en användare på nivå 1 är anställd, partner eller direktör inom organisationen och att personen är en "etablerad arbetstagare" (brittisk/irländsk medborgare, permanent uppehållstillstånd eller förhandsstatus för EU-medborgare).
• Även om externa juridiska ombud fortfarande kan agera som användare på nivå 1, kan sponsorer inte förlita sig enbart på dem.
• Den auktoriserade tjänstemannen måste vara en senior och kompetent medarbetare och förväntas även ha åtkomst som användare på nivå 1 till Sponsorship Management System (SMS).
• Sponsorer måste också alltid ha en aktiv auktoriserad tjänsteman, kontaktperson och användare på nivå 1 registrerad i SMS. Om någon av dessa personer lämnar organisationen eller byter roll måste deras uppgifter uppdateras omgående.

Praktisk betydelse för arbetsgivare:

• Arbetsgivare bör regelbundet se över sin nuvarande lista över SMS-användare och nyckelpersoner för att bekräfta att uppgifterna är korrekta och att de återspeglar personalens nuvarande ansvarsområden.
• Att ha föråldrade eller inaktiva uppgifter om nyckelpersoner är en vanlig orsak till anmärkningar om bristande efterlevnad vid revisioner.

‍2. Registreringsnummer hos Companies House

• Sponsorer måste nu registrera sitt Companies House-registreringsnummer i SMS efter de senaste systemuppdateringarna.

Praktisk betydelse för arbetsgivare:

• Arbetsgivare bör logga in i SMS och bekräfta att deras Companies House-registreringsnummer har angetts korrekt.
• Saknad eller felaktig information bör uppdateras utan dröjsmål.
• Avvikelser mellan inlämningar till Companies House och uppgifter i SMS kan leda till kontrollfrågor vid Home Office-revisioner.

3. Organisationsuppgifter – Adress- och strukturändringar

• Alla ändringar av organisationens huvudkontorsadress, ytterligare kontorsplatser eller arbetsplatser måste uppdateras omgående i SMS.
• Fusioner, förvärv, uppköp eller andra företagsomstruktureringar måste rapporteras till Home Office.
• Organisatoriska förändringar som påverkar sponsorns juridiska person kan även kräva en ny licensansökan.

Utom i de fall då du byter ut din behöriga företrädare (Authorising Officer) eller kontaktperson (Key Contact), måste du rapportera ändringen senast 20 arbetsdagar efter det datum då du blev medveten om ändringen.

Praktisk betydelse för arbetsgivare:

• Arbetsgivare bör alltid hålla sina organisationsuppgifter i SMS korrekta och uppdaterade.
• Underlåtenhet att anmäla ändringar kan leda till att licensen dras in eller återkallas.

4. Personaländringar – Rapportering inom 10 arbetsdagar

• Sponsorer måste rapportera vissa ändringar gällande sponsrade anställda via SMS inom 10 arbetsdagar.
• Exempel inkluderar (listan är inte uttömmande):

• Avslutad sponsring (t.ex. uppsägning eller avskedande, ändrad immigrationsstatus såsom permanent uppehållstillstånd)
• Permanent utresa från Storbritannien
• Anställd påbörjar inte arbetet inom 28 dagar från startdatumet på Certificate of Sponsorship (CoS)
• Ändring av arbetsplats eller kontorsadress
• Ändring av yrkestitel eller arbetsuppgifter (inom samma SOC-kod), detta kan bero på en befordran
• Löneändringar (lönesänkningar och befordringar)
• Uppskjutna eller reviderade startdatum
• Oavlönad frånvaro på mer än 4 veckor (exklusive tillåtna undantag)

Praktisk betydelse för arbetsgivare:

• HR-team bör säkerställa att det finns tydliga processer för att spåra och rapportera alla personalförändringar omgående. Att inte rapportera dessa uppdateringar i tid är en vanlig orsak till bristande efterlevnad och kan leda till nedgradering, avstängning eller återkallande av licensen.

‍5. Licensförnyelse och giltighetsdatum

• Sedan april 2024 är de flesta sponsorlicenser giltiga i 10 år istället för 4.
• Arbetsgivare ansvarar fortsatt för att övervaka licensens utgångsdatum och skicka in ansökningar om förnyelse i tid.
• Om en licens löper ut förlorar alla sponsrade arbetstagare sin rätt att arbeta, och deras visum kan komma att förkortas.

Praktisk betydelse för arbetsgivare:

• Arbetsgivare bör föra noggranna register över licensernas giltighetsdatum.
• Ansökningar om förnyelse bör förberedas och skickas in i god tid före utgångsdatumet. Vi rekommenderar att påminnelser ställs in minst 6 månader innan licensen löper ut.

6. Hur kan K2 X Border hjälpa till?

Vi kan både ge praktiskt stöd med att genomföra uppdateringar och erbjuda mer strategisk hjälp för att säkerställa att ni förblir följsamma och redo för revision, inklusive följande.

• Utbildning i rätt till arbete (Right to Work): Säkerställa att HR-team förstår de senaste kraven
• Utbildning i efterlevnad för arbetsgivare (Sponsor compliance)Skräddarsydd vägledning för din Authorising Officer och användare på nivå 1
• TestrevisionerIdentifiera brister innan Home Office gör det
• Granskning av policyer och processerStärka interna ramverk för efterlevnad

Vi finns här för att hjälpa dig att navigera i skyldigheterna för sponsorlicenser och minska risken för problem vid inspektioner från Home Office.

Denna uppdatering är avsedd som en allmän vägledning och ersätter inte skräddarsydd juridisk rådgivning. Om du har frågor om något av ämnena ovan är du välkommen att kontakta oss.