英国担保人许可合规更新

过去两年中，内政部合规审计的频率显著增加，担保人执照被暂停和吊销的数量也达到了历史最高水平。我们已为您整理了内政部的数据，以供参考。

鉴于此，我们希望借此机会提醒担保人注意某些关键的合规职责及其重要性。本次更新旨在为管理英国受担保员工的雇主和人力资源专业人士提供支持。

以下是主要注意事项和提醒的摘要：

‍1. 关键人员与一级用户

随着新的 多因素身份验证 (MFA) 在 担保管理系统 (SMS) 上实施，雇主需要确保授权官员、关键联系人和一级用户的详细信息是最新的，以便他们能够继续访问其 SMS 账户。

• 内政部要求至少有一名一级用户必须是组织内的员工、合伙人或董事，且必须是“定居工人”（英国/爱尔兰公民、拥有定居身份或欧盟预定居身份者）。
• 虽然外部法律代表仍可担任一级用户，但担保人不能仅依赖他们。
• 授权官员必须始终由资深且胜任的员工担任，并应持有担保管理系统 (SMS) 的一级用户访问权限。
• 担保人必须确保 SMS 上始终记录有在职的授权官员、关键联系人和一级用户。如果这些人员离职或变更职位，必须及时更新其详细信息。

对担保人的实际影响：

• 雇主应定期审查当前的 SMS 用户和关键人员名单，以确认其准确性，并确保记录反映了员工当前的职责。
• 关键人员信息过时或不活跃是审计中发现不合规问题的常见原因。

‍2. 公司注册号

• 根据最新的系统更新，担保方现在必须在担保管理系统（SMS）中记录其英国公司注册处（Companies House）的注册编号。

对担保人的实际影响：

• 雇主应登录 SMS，确认其英国公司注册处注册编号输入无误。
• 如有缺失或错误信息，应立即更新。
• 如果英国公司注册处的备案信息与 SMS 记录不符，可能会在内政部审计期间引发合规性问询。

3. 组织详情 – 地址与结构变更

• 组织主要办公地址、其他办公地点或工作场所的任何变更，必须及时在 SMS 中进行更新。
• 合并、收购、接管或其他企业重组事项必须向内政部报告。
• 影响担保方法人实体的组织变更可能还需要重新申请担保牌照。

除更换授权官员或关键联系人外，您必须在不晚于以下期限内报告变更： 20 个工作日 自您获悉变更之日起算。

对担保人的实际影响：

• 雇主应始终确保 SMS 中的组织详情准确且为最新状态。
• 未及时通知变更可能导致牌照被暂停或吊销。

4. 员工变更 – 10 个工作日内报告

• 担保方必须在 10 个工作日内通过 SMS 报告受担保员工的特定变更。
• 示例包括（但不限于）：

• 终止担保（例如辞职或解雇、移民身份变更，如获得永久居留权）
• 永久离开英国
• 员工未在担保证明 (CoS) 开始日期后的 28 天内入职
• 工作地点或办公地址变更
• 职位名称或职责变更（在同一 SOC 代码范围内），这可能是由于晋升所致
• 薪资变动（减薪和加薪）
• 入职日期延迟或修订
• 超过 4 周的无薪缺勤（不包括允许的例外情况）

对担保人的实际影响：

• 人力资源团队应确保建立明确的流程，以便及时跟踪和报告所有员工的变动。未能及时报告这些更新是导致合规违规的常见原因，并可能导致担保牌照被降级、暂停或吊销。

‍5. 牌照续期与有效期

• 自 2024 年 4 月起，大多数担保牌照的有效期从 4 年延长至 10 年。
• 担保人仍有责任监控其牌照到期日并按时提交续期申请。
• 如果牌照过期，所有受担保员工将失去工作权利，其签证也可能被缩短。

对担保人的实际影响：

• 雇主应妥善记录牌照的有效期。
• 应在到期前尽早准备并提交续期申请。我们建议至少提前 6 个月设置提醒。

6. K2 X Border 如何提供帮助？

我们不仅可以为您完成更新提供实际支持，还能提供更具战略性的支持，帮助您保持合规并随时准备好应对审计，包括以下方面。

• 工作权利培训：确保人力资源团队了解最新要求
• 担保人合规培训为您的授权官员和一级用户提供量身定制的指导
• 模拟审计在内政部发现问题之前先行识别差距
• 政策与流程审查强化内部合规框架

我们随时为您提供支持，帮助您履行担保人许可义务，并降低内政部检查期间出现问题的风险。

本更新仅供参考，不能替代量身定制的法律建议。如果您对上述任何主题有疑问，请随时与我们联系。