تحديث حول امتثال رخصة الكفيل في المملكة المتحدة
من الضروري بصفتكم حاملي رخصة كفالة التأكد من أن أطر الامتثال الخاصة بكم قوية وتتم إدارتها بشكل استباقي.
كثفت وزارة الداخلية من إجراء عمليات تدقيق الامتثال خلال العامين الماضيين، وشهد عدد حالات تعليق وإلغاء رخص الكفالة أكبر ارتفاع له على الإطلاق. لقد قمنا بتلخيص بيانات وزارة الداخلية لتسهيل الرجوع إليها.
في ضوء ذلك، نود تذكير الكفلاء ببعض مسؤوليات الامتثال الرئيسية وأهميتها. صُمم هذا التحديث لدعم أصحاب العمل ومسؤولي الموارد البشرية الذين يديرون العمال المكفولين في المملكة المتحدة.
يرجى الاطلاع أدناه على ملخص لأهم الاعتبارات والتذكيرات:
1. الموظفون الرئيسيون ومستخدم المستوى الأول
مع تطبيق المصادقة متعددة العوامل (MFA) على نظام إدارة الكفالة (SMS)، يحتاج أصحاب العمل إلى التأكد من تحديث بيانات مسؤول التفويض، وجهة الاتصال الرئيسية، ومستخدم المستوى الأول لضمان استمرار قدرتهم على الوصول إلى حساب نظام إدارة الكفالة الخاص بهم.
- تشترط وزارة الداخلية أن يكون مستخدم المستوى الأول واحد على الأقل موظفاً أو شريكاً أو مديراً داخل المؤسسة، وأن يكون "عاملاً مستقراً" (يحمل الجنسية البريطانية/الأيرلندية/وضع الاستقرار/وضع الاستقرار المسبق للاتحاد الأوروبي).
- على الرغم من أنه لا يزال بإمكان الممثلين القانونيين الخارجيين العمل كمستخدمين من المستوى الأول، إلا أنه لا يمكن للكفلاء الاعتماد عليهم بشكل حصري.
- يجب أن يظل مسؤول التفويض موظفاً كفؤاً وذا منصب رفيع، ومن المتوقع أيضاً أن يمتلك صلاحية الوصول كمستخدم من المستوى الأول إلى نظام إدارة الكفالة (SMS).
- يجب أن يحتفظ الكفلاء دائماً ببيانات مسؤول تفويض وجهة اتصال رئيسية ومستخدم مستوى أول نشطين ومسجلين في نظام إدارة الكفالة. إذا غادر أي من هؤلاء الأفراد المؤسسة أو تغير دوره الوظيفي، فيجب تحديث بياناتهم على الفور.
التأثير العملي على الكفلاء:
- ينبغي على أصحاب العمل مراجعة قائمة مستخدمي نظام إدارة الكفالة والموظفين الرئيسيين بانتظام للتأكد من دقتها وضمان أن السجلات تعكس المسؤوليات الحالية للموظفين.
- يعد وجود بيانات قديمة أو غير نشطة للموظفين الرئيسيين سبباً شائعاً لنتائج عدم الامتثال أثناء عمليات التدقيق.
2. رقم التسجيل في سجل الشركات (Companies House)
- يتعين الآن على الجهات الراعية تسجيل رقم تسجيل الشركة لدى "كومبانيز هاوس" (Companies House) في نظام إدارة الرعاية (SMS)، وذلك في أعقاب التحديثات الأخيرة التي طرأت على النظام.
التأثير العملي على الكفلاء:
- يجب على أصحاب العمل تسجيل الدخول إلى نظام إدارة الرعاية (SMS) والتأكد من إدخال رقم تسجيل الشركة لديهم بشكل صحيح.
- يجب تحديث أي معلومات مفقودة أو غير صحيحة دون تأخير.
- قد تؤدي التناقضات بين الملفات المقدمة إلى "كومبانيز هاوس" والسجلات الموجودة في نظام إدارة الرعاية (SMS) إلى إثارة استفسارات تتعلق بالامتثال أثناء عمليات التدقيق التي تجريها وزارة الداخلية.
3. تفاصيل المؤسسة – العنوان والتغييرات الهيكلية
- يجب تحديث أي تغيير يطرأ على عنوان المكتب الرئيسي للمؤسسة، أو مواقع المكاتب الإضافية، أو مواقع العمل في نظام إدارة الرعاية (SMS) على الفور.
- يجب إبلاغ وزارة الداخلية بأي عمليات اندماج أو استحواذ أو عمليات سيطرة أو أي إعادة هيكلة مؤسسية أخرى.
- قد تتطلب التغييرات التنظيمية التي تؤثر على الكيان القانوني للجهة الراعية تقديم طلب جديد للحصول على ترخيص.
باستثناء الحالات التي تقوم فيها باستبدال مسؤول التفويض أو جهة الاتصال الرئيسية، يجب عليك الإبلاغ عن التغيير في موعد لا يتجاوز 20 يوم عمل من تاريخ علمك بالتغيير.
التأثير العملي على الكفلاء:
- يجب على أصحاب العمل الحفاظ على دقة وحداثة تفاصيل المؤسسة في نظام إدارة الرعاية (SMS) في جميع الأوقات.
- قد يؤدي عدم الإبلاغ عن التغييرات إلى تعليق الترخيص أو إلغائه.
4. تغييرات الموظفين – الإبلاغ خلال 10 أيام عمل
- يجب على الجهات الراعية الإبلاغ عن تغييرات معينة تتعلق بالموظفين الذين ترعاهم عبر نظام إدارة الرعاية (SMS) في غضون 10 أيام عمل.
- تشمل الأمثلة (القائمة غير حصرية):
- إنهاء الرعاية (على سبيل المثال: الاستقالة أو إنهاء الخدمة، أو تغيير في وضع الهجرة مثل الحصول على إذن غير محدد للبقاء)
- مغادرة المملكة المتحدة بشكل دائم
- عدم مباشرة الموظف للعمل خلال 28 يوماً من تاريخ بدء شهادة الكفالة (CoS)
- تغيير موقع العمل أو عنوان المكتب
- تغيير المسمى الوظيفي أو المهام (ضمن نفس رمز التصنيف المهني الموحد SOC)، وقد يكون ذلك بسبب ترقية
- تغييرات الراتب (تخفيضات الرواتب والترقيات)
- تأجيل أو تعديل تواريخ بدء العمل
- الإجازات غير مدفوعة الأجر التي تتجاوز 4 أسابيع (باستثناء الاستثناءات المسموح بها)
التأثير العملي على الكفلاء:
- يجب على فرق الموارد البشرية ضمان وجود عمليات واضحة لتتبع جميع تغييرات الموظفين والإبلاغ عنها فوراً. إن الإخفاق في الإبلاغ عن هذه التحديثات في الوقت المناسب يعد سبباً شائعاً لمخالفات الامتثال، وقد يؤدي إلى خفض تصنيف الترخيص أو تعليقه أو إلغائه.
5. تجديد الترخيص وتواريخ الصلاحية
- منذ أبريل 2024، أصبحت معظم تراخيص الكفالة صالحة لمدة 10 سنوات بدلاً من 4 سنوات.
- يظل الكفلاء مسؤولين عن مراقبة تاريخ انتهاء صلاحية ترخيصهم وتقديم طلبات التجديد في الوقت المناسب.
- في حال انتهاء صلاحية الترخيص، يفقد جميع العمال المكفولين حقهم في العمل، وقد يتم تقليص مدة تأشيراتهم.
التأثير العملي على الكفلاء:
- يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات دقيقة لتواريخ صلاحية الترخيص.
- يجب إعداد طلبات التجديد وتقديمها قبل فترة كافية من تاريخ الانتهاء. نوصي بضبط تنبيهات تذكيرية قبل 6 أشهر على الأقل من تاريخ الانتهاء.
6. كيف يمكن لـ K2 X Border المساعدة؟
لا يقتصر دورنا على تقديم الدعم العملي لإتمام التحديثات فحسب، بل نقدم أيضاً دعماً استراتيجياً لمساعدتك على البقاء ممتثلاً وجاهزاً للتدقيق، بما في ذلك ما يلي:
- التدريب على "الحق في العمل": ضمان فهم فرق الموارد البشرية لأحدث المتطلبات
- التدريب على امتثال الكفلاءتوجيهات مخصصة لمسؤول التفويض والمستخدمين من المستوى الأول
- عمليات التدقيق التجريبيةتحديد الثغرات قبل أن تكتشفها وزارة الداخلية
- مراجعة السياسات والإجراءاتتعزيز أطر الامتثال الداخلية
نحن هنا لدعمكم في الوفاء بالتزامات رخصة الكفيل وتقليل مخاطر حدوث أي مشكلات أثناء عمليات تفتيش وزارة الداخلية.
هذا التحديث بمثابة دليل عام ولا يغني عن الاستشارة القانونية المتخصصة. إذا كانت لديكم أي أسئلة حول أي من المواضيع المذكورة أعلاه، فلا تترددوا في التواصل معنا.
