Mise à jour sur la conformité de la licence de sponsor au Royaume-Uni

Le ministère de l'Intérieur (Home Office) a multiplié les audits de conformité au cours des deux dernières années, et le nombre de suspensions et de révocations de licences de parrainage a atteint un niveau record. Nous avons résumé les données du ministère de l'Intérieur pour faciliter votre consultation.

À la lumière de ce constat, nous souhaitons rappeler aux parrains certaines responsabilités essentielles en matière de conformité. Cette mise à jour est destinée à accompagner les employeurs et les professionnels des ressources humaines qui gèrent des travailleurs parrainés au Royaume-Uni.

Veuillez trouver ci-dessous un résumé des principaux points à considérer et à garder à l'esprit :

‍1. Personnel clé et utilisateur de niveau 1

Avec la nouvelle authentification multifacteur (MFA) mise en place sur le système de gestion du parrainage (SMS), les employeurs doivent s'assurer que les coordonnées de l'agent habilité, du contact principal et de l'utilisateur de niveau 1 sont à jour afin de maintenir leur accès au compte SMS.

• Le ministère de l'Intérieur exige qu'au moins un utilisateur de niveau 1 soit un employé, un associé ou un directeur au sein de l'organisation et qu'il ait le statut de « travailleur établi » (citoyen britannique/irlandais, statut d'établi ou statut de pré-établi UE).
• Bien que des représentants juridiques externes puissent toujours agir en tant qu'utilisateurs de niveau 1, les parrains ne peuvent pas compter exclusivement sur eux.
• L'agent habilité doit impérativement être un employé senior et compétent ; il est également attendu qu'il dispose d'un accès utilisateur de niveau 1 au système de gestion du parrainage (SMS).
• Les parrains doivent également toujours avoir un agent habilité, un contact principal et un utilisateur de niveau 1 actifs enregistrés sur le SMS. Si l'une de ces personnes quitte l'organisation ou change de poste, ses coordonnées doivent être mises à jour rapidement.

Conséquences pratiques pour les sponsors :

• Les employeurs doivent régulièrement examiner leur liste actuelle d'utilisateurs SMS et de personnel clé pour confirmer l'exactitude des informations et s'assurer que les dossiers reflètent les responsabilités actuelles du personnel.
• La présence de coordonnées obsolètes ou inactives pour le personnel clé est une cause fréquente de non-conformité constatée lors des audits.

‍2. Numéro d'enregistrement à la Companies House

• Suite aux récentes mises à jour du système, les sponsors sont désormais tenus d'enregistrer leur numéro d'immatriculation Companies House dans le SMS.

Conséquences pratiques pour les sponsors :

• Les employeurs doivent se connecter au SMS et confirmer que leur numéro d'immatriculation Companies House est correctement saisi.
• Toute information manquante ou erronée doit être mise à jour sans délai.
• Les divergences entre les déclarations auprès de la Companies House et les dossiers du SMS peuvent entraîner des demandes de vérification de conformité lors des audits du ministère de l'Intérieur (Home Office).

3. Détails de l'organisation – Adresse et changements structurels

• Tout changement concernant l'adresse du siège social de l'organisation, les sites secondaires ou les lieux de travail doit être rapidement mis à jour dans le SMS.
• Les fusions, acquisitions, rachats ou autres restructurations d'entreprise doivent être signalés au ministère de l'Intérieur.
• Les changements organisationnels affectant l'entité juridique du sponsor peuvent également nécessiter une nouvelle demande de licence.

Sauf si vous remplacez votre responsable de l'autorisation (Authorising Officer) ou votre contact clé (Key Contact), vous devez signaler le changement au plus tard dans les 20 jours ouvrables suivant la date à laquelle vous avez eu connaissance du changement.

Conséquences pratiques pour les sponsors :

• Les employeurs doivent veiller à ce que les détails de leur organisation dans le SMS soient toujours exacts et à jour.
• Le non-respect de l'obligation de signaler ces changements peut entraîner la suspension ou la révocation de la licence.

4. Changements concernant les employés – Signalement sous 10 jours ouvrables

• Les sponsors doivent signaler certains changements concernant les employés parrainés via le SMS dans un délai de 10 jours ouvrables.
• Exemples (liste non exhaustive) :

• Fin du parrainage (par exemple, démission ou licenciement, changement de statut migratoire tel que l'obtention d'un droit de séjour permanent)
• Départ définitif du Royaume-Uni
• Employé ne commençant pas son travail dans les 28 jours suivant la date de début indiquée sur le certificat de parrainage (CoS)
• Changement de lieu de travail ou d'adresse professionnelle
• Changement d'intitulé de poste ou de fonctions (au sein du même code SOC), par exemple suite à une promotion
• Modifications salariales (réductions de salaire et promotions)
• Dates de début reportées ou révisées
• Absences non rémunérées de plus de 4 semaines (hors exceptions autorisées)

Conséquences pratiques pour les sponsors :

• Les équipes RH doivent s'assurer de mettre en place des processus clairs pour le suivi et la déclaration rapide de tout changement concernant les employés. Le non-respect des délais de déclaration est une cause fréquente de non-conformité et peut entraîner un déclassement, une suspension ou une révocation de la licence.

‍5. Renouvellement de licence et dates de validité

• Depuis avril 2024, la plupart des licences de sponsor sont valides pour une durée de 10 ans au lieu de 4.
• Il incombe aux sponsors de surveiller la date d'expiration de leur licence et de soumettre leurs demandes de renouvellement dans les délais impartis.
• Si une licence expire, tous les travailleurs parrainés perdent leur droit de travailler et leurs visas peuvent être écourtés.

Conséquences pratiques pour les sponsors :

• Les employeurs doivent tenir des registres précis des dates de validité de leur licence.
• Les demandes de renouvellement doivent être préparées et soumises bien avant la date d'expiration. Nous recommandons de programmer des rappels au moins 6 mois avant l'échéance.

6. Comment K2 X Border peut vous aider ?

Nous pouvons vous apporter un soutien pratique pour effectuer vos mises à jour, mais aussi un accompagnement stratégique pour vous aider à rester en conformité et prêt pour un audit, notamment sur les points suivants.

• Formation sur le droit au travail: S'assurer que les équipes RH comprennent les dernières exigences en vigueur
• Formation sur la conformité des sponsorsAccompagnement sur mesure pour votre responsable de l'autorisation et vos utilisateurs de niveau 1
• Audits à blancIdentifier les lacunes avant le Home Office
• Révision des politiques et des processusRenforcer les cadres de conformité internes

Nous sommes là pour vous aider à gérer vos obligations de licence de sponsor et à réduire les risques de problèmes lors des inspections du Home Office.

Cette mise à jour est fournie à titre indicatif et ne remplace pas un conseil juridique personnalisé. Si vous avez des questions sur l'un des sujets abordés, n'hésitez pas à nous contacter.