Atualização sobre a Conformidade da Licença de Patrocínio no Reino Unido

O Home Office tem realizado auditorias de conformidade com maior frequência nos últimos 2 anos, e o número de suspensões e revogações de Licenças de Patrocinador atingiu o seu nível mais elevado de sempre. Resumimos os dados do Home Office para facilitar a sua consulta.

Neste contexto, aproveitamos para recordar os patrocinadores de certas responsabilidades fundamentais de conformidade e da sua importância. Esta atualização destina-se a apoiar empregadores e profissionais de RH que gerem trabalhadores patrocinados no Reino Unido.

Consulte abaixo um resumo das principais considerações e lembretes:

‍1. Pessoal-Chave e Utilizador de Nível 1

Com a nova Autenticação Multifator (MFA) a ser implementada no Sponsorship Management System (SMS), os empregadores devem garantir que os dados do Responsável pela Autorização (Authorising Officer), do Contacto Principal (Key Contact) e do utilizador de Nível 1 estão atualizados, para que possam continuar a aceder à sua conta SMS.

• O Home Office exige que, pelo menos, um Utilizador de Nível 1 seja um funcionário, sócio ou diretor da organização e que seja um "trabalhador estabelecido" (cidadão britânico/irlandês/estatuto de residente/estatuto de pré-residente da UE).
• Embora representantes legais externos ainda possam atuar como Utilizadores de Nível 1, os patrocinadores não podem depender exclusivamente deles.
• O Responsável pela Autorização deve ser um funcionário sénior e competente, sendo também esperado que detenha acesso de Utilizador de Nível 1 ao Sponsor Management System (SMS).
• Os patrocinadores devem ter sempre um Responsável pela Autorização, um Contacto Principal e um Utilizador de Nível 1 ativos registados no SMS. Se qualquer um destes indivíduos sair da organização ou mudar de funções, os seus dados devem ser atualizados prontamente.

Impacto prático para os patrocinadores:

• Os empregadores devem rever regularmente a sua lista atual de utilizadores do SMS e de Pessoal-Chave para confirmar a precisão e garantir que os registos refletem as responsabilidades atuais dos funcionários.
• Ter dados de Pessoal-Chave desatualizados ou inativos é uma causa comum de incumprimento detetada durante as auditorias.

‍2. Número de Registo na Companies House

• Na sequência de atualizações recentes no sistema, os patrocinadores são agora obrigados a registar o seu Número de Registo na Companies House no SMS.

Impacto prático para os patrocinadores:

• As entidades empregadoras devem aceder ao SMS e confirmar se o seu Número de Registo na Companies House está inserido corretamente.
• Informações em falta ou incorretas devem ser atualizadas sem demora.
• Discrepâncias entre os registos na Companies House e os registos no SMS podem desencadear pedidos de esclarecimento sobre conformidade durante auditorias do Home Office.

3. Detalhes da Organização – Morada e Alterações Estruturais

• Qualquer alteração à morada da sede da organização, locais de escritório adicionais ou locais de trabalho deve ser atualizada prontamente no SMS.
• Fusões, aquisições, tomadas de controlo ou outras reestruturações empresariais devem ser comunicadas ao Home Office.
• Alterações organizacionais que afetem a entidade jurídica do patrocinador podem também exigir um novo pedido de licença.

Exceto nos casos em que esteja a substituir o seu Responsável pela Autorização ou Contacto Principal, deve comunicar a alteração no prazo máximo de 20 dias úteis após a data em que tomou conhecimento da alteração.

Impacto prático para os patrocinadores:

• As entidades empregadoras devem manter os detalhes organizacionais precisos e atualizados no SMS em todos os momentos.
• A não notificação de alterações pode resultar na suspensão ou revogação da licença.

4. Alterações nos Funcionários – Comunicação no prazo de 10 dias úteis

• Os patrocinadores devem comunicar determinadas alterações relativas aos funcionários patrocinados através do SMS no prazo de 10 dias úteis.
• Exemplos incluem (lista não exaustiva):

• Cessação do patrocínio (por exemplo, demissão ou rescisão do contrato de trabalho, alteração no estatuto de imigração, como a Autorização de Residência Permanente)
• Saída definitiva do Reino Unido
• O colaborador não inicia funções no prazo de 28 dias a contar da data de início do Certificado de Patrocínio (CoS)
• Alteração do local de trabalho ou da morada do escritório
• Alteração do cargo ou das funções (dentro do mesmo código SOC), o que pode dever-se a uma promoção
• Alterações salariais (reduções salariais e promoções)
• Datas de início adiadas ou revistas
• Ausências não remuneradas superiores a 4 semanas (excluindo as exceções permitidas)

Impacto prático para os patrocinadores:

• As equipas de RH devem assegurar a existência de processos claros para acompanhar e comunicar prontamente todas as alterações relativas aos colaboradores. A não comunicação destas atualizações dentro do prazo é uma causa comum de incumprimento e pode levar à descida de categoria, suspensão ou revogação da licença.

‍5. Renovação da Licença e Datas de Validade

• Desde abril de 2024, a maioria das licenças de patrocinador é válida por 10 anos em vez de 4.
• Os patrocinadores continuam a ser responsáveis por monitorizar a data de validade da sua licença e por submeter os pedidos de renovação dentro do prazo.
• Se uma licença expirar, todos os trabalhadores patrocinados perdem o direito a trabalhar e os seus vistos podem ser revogados.

Impacto prático para os patrocinadores:

• As entidades empregadoras devem manter registos precisos das datas de validade das licenças.
• Os pedidos de renovação devem ser preparados e submetidos com bastante antecedência em relação à data de expiração. Recomendamos a definição de lembretes com, pelo menos, 6 meses de antecedência.

6. Como pode a K2 X Border ajudar?

Podemos prestar apoio prático na conclusão de atualizações, bem como apoio estratégico para o ajudar a manter a conformidade e a estar preparado para auditorias, incluindo o que se segue.

• Formação sobre o Direito ao Trabalho: Assegurar que as equipas de RH compreendem os requisitos mais recentes
• Formação sobre conformidade para patrocinadoresOrientação personalizada para o seu Responsável pela Autorização e Utilizadores de Nível 1
• Auditorias simuladas: Identificar lacunas antes que o Home Office o faça
• Revisão de políticas e processos: Reforçar as estruturas internas de conformidade

Estamos aqui para o apoiar no cumprimento das obrigações da licença de patrocínio e na redução do risco de problemas durante as inspeções do Home Office.

Esta atualização serve como um guia geral e não substitui o aconselhamento jurídico personalizado. Se tiver dúvidas sobre qualquer um dos tópicos acima, não hesite em contactar-nos.