Actualización sobre el cumplimiento de la licencia de patrocinador en el Reino Unido

El Ministerio del Interior (Home Office) ha realizado auditorías de cumplimiento con mayor frecuencia en los últimos dos años, y el número de suspensiones y revocaciones de licencias de patrocinador ha experimentado su mayor incremento hasta la fecha. Hemos resumido los datos del Ministerio del Interior para facilitar su consulta.

Ante esta situación, queremos recordar a los patrocinadores ciertas responsabilidades clave de cumplimiento y su importancia. Esta actualización está diseñada para apoyar a los empleadores y profesionales de RR. HH. que gestionan trabajadores patrocinados en el Reino Unido.

A continuación, encontrará un resumen de las principales consideraciones y recordatorios:

‍1. Personal clave y usuario de nivel 1

Con la nueva Autenticación multifactor (MFA) que se está implementando en el Sistema de gestión de patrocinio (SMS), los empleadores deben asegurarse de que los datos del funcionario autorizante, el contacto principal y el usuario de nivel 1 estén actualizados para poder seguir accediendo a su cuenta del SMS.

• El Ministerio del Interior exige que al menos un usuario de nivel 1 sea empleado, socio o director de la organización y que sea un "trabajador establecido" (ciudadano británico/irlandés, con estatus de asentado o estatus de preasentado de la UE).
• Aunque los representantes legales externos pueden seguir actuando como usuarios de nivel 1, los patrocinadores no pueden depender exclusivamente de ellos.
• El funcionario autorizante debe seguir siendo un empleado sénior y competente, y también se espera que disponga de acceso de usuario de nivel 1 al Sistema de gestión de patrocinio (SMS).
• Los patrocinadores también deben tener siempre registrados en el SMS a un funcionario autorizante, un contacto principal y un usuario de nivel 1 activos. Si alguna de estas personas abandona la organización o cambia de puesto, sus datos deben actualizarse sin demora.

Impacto práctico para los patrocinadores:

• Los empleadores deben revisar periódicamente su lista actual de usuarios del SMS y personal clave para confirmar su exactitud y asegurarse de que los registros reflejen las responsabilidades actuales del personal.
• Tener datos del personal clave desactualizados o inactivos es una causa común de incumplimiento detectada durante las auditorías.

‍2. Número de registro en el Companies House

• Tras las recientes actualizaciones del sistema, ahora es obligatorio que los patrocinadores registren su número de registro de Companies House en el SMS.

Impacto práctico para los patrocinadores:

• Los empleadores deben acceder al SMS y confirmar que su número de registro de Companies House se ha introducido correctamente.
• Cualquier información incorrecta o ausente debe actualizarse sin demora.
• Las discrepancias entre las declaraciones presentadas ante Companies House y los registros del SMS pueden dar lugar a consultas de cumplimiento durante las auditorías del Ministerio del Interior (Home Office).

3. Detalles de la organización: cambios de dirección y estructurales

• Cualquier cambio en la dirección de la oficina principal de la organización, en las ubicaciones de oficinas adicionales o en los centros de trabajo debe actualizarse puntualmente en el SMS.
• Las fusiones, adquisiciones, absorciones u otras reestructuraciones corporativas deben notificarse al Ministerio del Interior.
• Los cambios organizativos que afecten a la entidad jurídica del patrocinador también pueden requerir la solicitud de una nueva licencia.

Salvo en los casos en que sustituya a su responsable de autorización (Authorising Officer) o a su contacto principal (Key Contact), debe notificar el cambio en un plazo máximo de 20 días laborables después de la fecha en que tuvo conocimiento del cambio.

Impacto práctico para los patrocinadores:

• Los empleadores deben mantener en todo momento los datos de su organización precisos y actualizados en el SMS.
• No notificar los cambios puede dar lugar a la suspensión o revocación de la licencia.

4. Cambios en los empleados: notificación en un plazo de 10 días laborables

• Los patrocinadores deben notificar ciertos cambios relativos a los empleados patrocinados a través del SMS en un plazo de 10 días laborables.
• Algunos ejemplos (lista no exhaustiva):

• Finalización del patrocinio (por ejemplo, dimisión o despido, cambio en el estatus migratorio, como la obtención del permiso de residencia indefinido o Indefinite Leave to Remain)
• Salida definitiva del Reino Unido
• El empleado no comienza a trabajar en un plazo de 28 días a partir de la fecha de inicio del Certificado de Patrocinio (CoS)
• Cambio de lugar de trabajo o dirección de la oficina
• Cambio en el cargo o las funciones (dentro del mismo código SOC), lo cual podría deberse a un ascenso
• Cambios salariales (reducciones de sueldo y ascensos)
• Fechas de inicio retrasadas o modificadas
• Ausencias no remuneradas de más de 4 semanas (excluyendo las excepciones permitidas)

Impacto práctico para los patrocinadores:

• Los equipos de RR. HH. deben asegurarse de contar con procesos claros para realizar el seguimiento y notificar puntualmente todos los cambios de los empleados. No informar de estas actualizaciones a tiempo es una causa común de incumplimiento normativo y puede dar lugar a la degradación, suspensión o revocación de la licencia.

‍5. Renovación de la licencia y fechas de validez

• Desde abril de 2024, la mayoría de las licencias de patrocinador tienen una validez de 10 años en lugar de 4.
• Los patrocinadores siguen siendo responsables de controlar la fecha de caducidad de su licencia y de presentar las solicitudes de renovación a tiempo.
• Si una licencia caduca, todos los trabajadores patrocinados pierden su derecho a trabajar y sus visados podrían ser recortados.

Impacto práctico para los patrocinadores:

• Los empleadores deben mantener registros precisos de las fechas de validez de la licencia.
• Las solicitudes de renovación deben prepararse y presentarse con suficiente antelación a la fecha de caducidad. Recomendamos establecer recordatorios al menos 6 meses antes del vencimiento.

6. ¿Cómo puede ayudar K2 X Border?

Podemos ofrecerle tanto apoyo práctico para completar las actualizaciones como asistencia estratégica para ayudarle a mantener el cumplimiento y estar preparado para una auditoría, incluyendo lo siguiente:

• Formación sobre el derecho al trabajo: Garantizar que los equipos de RR. HH. comprendan los requisitos más recientes
• Formación sobre el cumplimiento del patrocinadorAsesoramiento personalizado para su responsable de autorización y usuarios de nivel 1
• Auditorías simuladasIdentificación de deficiencias antes de que lo haga el Ministerio del Interior
• Revisión de políticas y procesosRefuerzo de los marcos de cumplimiento interno

Estamos aquí para ayudarle a gestionar las obligaciones de la licencia de patrocinador y reducir el riesgo de problemas durante las inspecciones del Ministerio del Interior.

Esta actualización pretende ser una guía general y no sustituye al asesoramiento jurídico personalizado. Si tiene alguna pregunta sobre cualquiera de los temas anteriores, no dude en ponerse en contacto con nosotros.